辦公環境

我們說的辦公環境，主要包括桌面、硬盤、郵件、瀏覽器管理四個方面。

桌面管理：桌面文件或快捷方式可以按文件夾分類整理，將最常用的應用和文件放在文 件夾外。保持桌面的整潔有序，找文件時一目了然。很多小伙伴喜歡直接將文件隨意放在桌面上，但一旦文件數量多了，找起來就會非常費勁，反而浪費時間。暫時將文件放在桌面當然 可以，但一定要定期整理，如按照項目完成情況 或者每半個月、一個月整理一次。

硬盤管理：很多新員工的電腦上，磁盤未分區，或者只有一個或兩個分區。這會導致所有文件都在一個磁盤里，信息檢索效率低。可以求助IT人員幫忙進行磁盤分區，如翻譯任務放在D盤、應用軟件在E盤、其他材料在F盤等，且盡量將保存翻譯任務的磁盤空間預留最大。在每個磁盤中的文件夾命名也可考慮按照年份或者數字和時間開頭，如“01-Q1季度翻譯任務”，需要尋找文件時則可按圖索驥。

郵件管理：郵件是日常工作必不可少的信息傳遞方式。面對每天大量的郵件往來，我們可以對郵件進行文件夾分類，如翻譯任務、會議、其他工作等。對閱讀過的郵件打上標記，并定期刪除無用的郵件。以常用的Outlook為例，它會定期對郵件進行備份，歷史郵件記錄均可長期保留下來。

瀏覽器管理：推薦使用Chrome瀏覽器。 我們可以充分利用瀏覽器的收藏夾功能。對于新員工，需要學習的內容比較多，可以在收藏夾 中新建文件夾，存放各個方面的學習內容。同時，常用的工具或查詢網站也可單獨分類收藏， 如常用的查詞網站Bing等。這樣的話每次打開瀏覽器，一鍵直達，不需要反復搜索或查詢網址。

任務管理

從翻譯任務管理角度來說，主要包括兩點：一是具體任務管理，二是大型項目分工。對于每次的翻譯任務，可以建立一個獨立的文件夾，并根據序號、電子流號、需求人、交付時間、任務名、任務類型等相關信息進行命名歸檔，并在文件夾中建立原稿、譯稿、同行檢視等 其他子文件夾進行翻譯件的歸檔，方便后續查找和回溯。

隨著經驗的積累，新員工也會逐步開始擔 任大型翻譯項目的owner，這會涉及到任務的分工與統籌。在分工時，建議在Word或者Excel中描述分工說明，比如有多個文件需要翻譯時，可以在Excel中列出每個文件的交付時間、譯員、規模、完成進度等信息，中途更新項目進展時，也可直接在表格中刷新，整理和管理 起來更加輕松。同時，分工表還可以復用于其他任務，直接替換表中信息即可。對比直接在開工郵件中輸入分工信息的方式，這樣可以避免因為郵件中途卡死而導致編輯內容消失的問題。Excel中的內容也可直接拷貝到郵件中。

工作習慣

還有一點則是日常的工作習慣。每次電腦開機后，可以將常用的文件夾、工具、Trados或其他翻譯軟件，以及常用的瀏覽器網址全部打開，需要使用的時候，即點即用。

工作中有許多看似不起眼的小細節，其實非常有助于效率的提升。當然，最主要的還是需要大家學習積累足夠的專業知識，在翻譯中運用起來，才能做到游刃有余。并在保證質量的同時，不斷提高翻譯效率，提升自己的能力。