近年來，中國與世界各國在政治、經濟、文化上的交流日趨頻繁。無論是外國人“走進來”，還是中國人“走出去”，都需要履行一定的流程，辦理相關手續。在這個過程中，需要向相關主管機構提交申請材料以及相關的證件。由于各國語言文化的差異，為證明自己所持證件的有效性，就需要將證件進行翻譯。
在我們的日常翻譯工作中，經常接觸到的證件類文件包括但不限于個人的出生醫學證明、身份證、護照、簽證、戶口本、畢業證、學位證書等，以及企業或組織機構的注冊證書、資信證明等等。
與常規的文件不同，證件一般是由具有相應權限的主管機構或組織頒發，具有相對固定的格式和表達，具備相應的法律意義上的效力。在翻譯證件類文件時，以下事項需要我們留意。
一、從翻譯方法看，證件翻譯需要采取直譯的方式，對照原件內容翻譯，不允許出現任何錯誤疏漏，也不得根據譯者個人理解擅自增加原件字面不存在的含義或刪減個人認為冗余的信息。以前曾碰到一個護照外譯中的案例，護照中性別一欄是“M”，因為護照照片上的外籍人士留著長發，譯員由于粗心、先入為主，將性別錯誤地翻譯為“女”。在翻譯時，對于性別縮寫M（Male-男）、F（Female-女）及其他關鍵信息，一定要仔細核實。
二、從排版格式看，翻譯件的格式應與原件基本一致。翻譯件在排版格式遵從原件格式，方便翻譯件接收者對照原件迅速準確地獲取必要信息。
三、不同國家證件內容的表述并不相同（比如，日期）在翻譯過程中應予以適當轉換。 日本的一些證明文件上，仍保留以天皇的年號紀年的習慣，在翻譯的時候，需要查證并轉換成公歷年份。例如，“平成13年”對應的公歷年份是2001年。“平成”（日文：へいせい）是日本第125代天皇明仁的年號，使用時間是1989年至2019年。2019年5月1日，日本德仁天皇即位，成為第126代天皇，年號改為“令和”。自2019年5月1日后，以“令和元年”紀年；2020年為“令和二年”，以此類推。表示當代年份時，最常見是用四位阿拉伯數字表示，例如，2019年。但是，在一些國家或地區的護照上，在表示年份時，有時候會省略年份的前兩位阿拉伯數字，僅保留后兩位數字。這個時候，需要補齊數字，準確傳達原文含義。例如：
在一份英聯邦國家的護照中，有如下日期表述：
Date of Birth: 14 NOV 70
Date of issue: 06 FEB 13
Date of expiry: 06 NOV 23
在本例中，原件中的年份僅保留了后兩位數字，如果按照原件字面翻譯，可能會引起誤解。此時，宜將年份完整補出，示例如下：
出生日期：1970年11月14日
頒發日期：2013年2月6日
有效期至：2023年11月6日
四、對于證件原件中的印章，特別是公章，應在翻譯件中準確將含義翻譯出來，而不應將原件中的印章（特別是中國政府機關的紅色公章）通過Photoshop或復制粘貼的方式粘貼到翻譯件中。例如，證件原件上，若有“簽發機關：深圳市公安局”字眼，并蓋有“深圳市公安局”的紅色印章，在英文翻譯件中，可處理為“Issuing Authority: Shenzhen Public Security Bureau (Seal)”或“Issued By: Shenzhen Public Security Bureau (Seal)”。若證件上有一些特殊印章，如“深圳市公安局戶口專用章”，在翻譯件中處理為“Special Seal for Household Registration of Shenzhen Public Security Bureau”。在上述情況下，將原件中印章的內容翻譯出來，放在翻譯件中對應的位置即可。切勿將原件的紅章原樣拷貝張貼到翻譯件中。
五、不同的國家或地區，對證件翻譯有不同的資質要求。例如，在中國用于公正、證明用途的證件，從外文翻譯成中文，需要提供翻譯機構的資質證明，例如，翻譯件上需加蓋翻譯機構的公章或翻譯專用章、附上翻譯機構的蓋公章的營業執照副本（公司業務范圍必須包括翻譯業務）。在英屬聯邦制國家，要求翻譯件文末附上譯者聲明和譯員個人信息，包括譯員簽名、譯員證書編號、譯員所在機構地址和聯系方式、翻譯日期等。在澳大利亞，證件類文件一般要由具備NAATI資質的譯員翻譯，并加蓋譯員印章。
